文書書式の維持
Microsoft Wordで作成した文書を共有するときに発生する問題の一つは、あなたが他の人にDOCファイルを共有する時に、書式が大幅に変更する場合があるということです。これにより、混乱を引き起こしたり、顧客や同僚に悪い印象を与える恐れがあります。 PDFフォーマットを使用すると、すべてのOSやデバイスで、元のファイルのまま、正確に表示することができます。また、印刷する文書を送信するのには理想的です。
簡単なアクセス
簡単なアクセスとは、誰でも好きなときに、いつでもアクセスすることができるという意味ではありません。つまり、Mac、Windows、Linux、AndroidやiPhoneを使用しても、オペレーティングシステムに関係なく、すべてのデバイスからPDFファイルにアクセスすることができます。 Microsoft WordのアプリでMS Wordにアクセスすることができるということは誰でも知っていますが、アプリがインストールされていないユーザー環境では、互換性の問題が発生します。また、以前のバージョンのMS Wordでも新しいバージョンで作成されたファイルに正しくアクセスすることができません。
ファイルサイズの縮小
高解像度の画像が含まれていても、様々な種類のファイルをPDFに変換することができます。変換されたPDFは占有するスペースがはるかに少なく、移植性に優れており、他のウェブサイトに簡単にアップロードしたり、クラウドに保存したりするときに便利です。
情報の保護
もし、Word文書にファイル所有者についての重要なデータが含まれているなら、一般的に高いレベルのセキュリティが必要です。 Word 文書とは異なり、PDFファイルは、オンラインPDF変換器を用いて容易にパスワードで保護することができます。 ファイルをパスワードで保護することで、他の人がファイルを読めないよう簡単に制限することができます。 これが、PDFファイルがより安全で、ファイルの暗号化をサポートするため多くの人がWordをPDFに変換する理由です。
無料ソフトウェア
PDFファイルは、Acrobat Readerなどのソフトウェアで開くことができ、ほとんどのパソコンに既にインストールされています。そして、大部分のWebブラウザから表示することができます。実際にウェブサイトのPDFファイルのリンクをクリックすると、ファイルが自動的に開きます。