Mantener el formato del documento
Uno de los problemas de compartir documentos creados con Microsoft Word es que el formato puede ser muy diferente cuando comparte un archivo DOC con otras personas. Esto puede causar confusión o dar una mala impresión a los clientes o colegas. El formato PDF permite que todos los sistemas operativos y dispositivos muestren el documento exactamente como el original. También es ideal para enviar documentos a imprimir.
Fácil accesibilidad
La fácil accesibilidad no significa que cualquiera pueda acceder a ella cuando quiera. Esto significa que puede acceder a archivos PDF desde cualquier dispositivo, independientemente del sistema operativo, ya sea que utilice Mac, Windows, Linux, Android o iPhone. Todos sabemos que se puede acceder a MS Word con la aplicación Microsoft Word, pero surgen problemas de compatibilidad en entornos de usuario donde la aplicación no está instalada. Además, las versiones anteriores de MS Word no pueden acceder correctamente a los archivos creados por la nueva versión.
Tamaño de archivo reducido
Se pueden convertir varios tipos de archivos a PDF, incluso si contienen imágenes de alta resolución. Los archivos PDF convertidos ocupan mucho menos espacio y son muy portátiles, lo que facilita su carga en otros sitios web o su almacenamiento en la nube.
Protección de la información
Si un documento de Word contiene algunos datos importantes sobre el propietario del archivo, generalmente requiere un alto nivel de seguridad. A diferencia de los documentos de Word, los archivos PDF se pueden proteger fácilmente con contraseña con un convertidor de PDF en línea. Puede restringir fácilmente que otras personas lean sus archivos protegiéndolos con una contraseña. Esta es la razón por la que muchas personas convierten archivos de Word a PDF porque los archivos PDF son más seguros y admiten el cifrado de archivos.
Software libre
Los archivos PDF se pueden abrir con un software como Acrobat Reader que ya está instalado en la mayoría de las computadoras. Además, se pueden ver en la mayoría de los navegadores web. De hecho, cuando hace clic en un enlace a un archivo PDF en un sitio web, el archivo se abre automáticamente.